Anna asiakkaidesi auttaa itseään tietopohjan avulla

Mikä on tietopohja?

Asiakaspalvelun tietopohjaohjelmisto on erikoistunut digitaalinen työkalu, joka on suunniteltu tehostamaan tukitarkoituksiin tarkoitetun tietojärjestelmän luomista ja hallintaa. Se toimii keskeisenä keskuksena keskeisen tukisisällön, kuten artikkeleiden, usein kysyttyjen kysymysten, käsikirjojen ja ohjeiden, tallentamiselle, mikä auttaa asiakkaita ratkaisemaan kysymyksensä aysnronisesti. Tämä ohjelmisto tehostaa asiakastukitoimintoja antamalla asiakkaille mahdollisuuden saada apua haluamallaan tavalla, vähentämällä tukihenkilöstön työtaakkaa ja nopeuttamalla vastausaikoja.

Tietopankki on osa laajempaa kokonaisuutta, ja se sisältyy usein asiakaspalveluohjelmistoihin, jotta asiakaspalvelijat voivat parantaa vastausaikojaan ja yksinkertaistaa avun sisällön jakelua.

Ohjelmisto sisältää vankat sisällönhallintaominaisuudet, joiden avulla tiimit voivat helposti luoda, muokata, julkaista ja hallinnoida erityisiä ohjesivustoja. Lisäksi järjestelmä tukee useita kieliä kansainvälisen asiakaskunnan palvelemiseksi ja integroituu sujuvasti yrityksen identiteettiin. Tietopohjaohjelmisto tarjoaa ominaisuuksia arkaluonteisen sisällön käyttöoikeuksien hallintaan ja ohjeartikkelien käytön ja tehokkuuden seurantaan, mikä parantaa asiakastyytyväisyyttä ja antaa arvokasta tietoa asiakastukistrategioiden jatkuvaa optimointia varten.

Miten tietopankki rakennetaan?

Tietopohjan luomisen ja artikkelien jakamisen kategorioihin kannalta on tärkeää ymmärtää, millaista yleisöä olet valmis auttamaan. Jotkut ihmiset haluavat käyttää hakukonetta, kun taas toiset haluavat selata ja etsiä erilaisia tietoja samanaikaisesti. Varmista, että ryhmittelet apusisältösi niin, että se on järkevää tuotteesi tai palvelusi kannalta. Kun tulet itse tietoartikkeliin, pidä se yksinkertaisena: Liiallinen jäsentely ja liian monet luokat voivat aiheuttaa sekaannusta. Aloita aluksi pienestä: älä yritä saada täydellistä tietopohjaa, vaan kirjoita noin 10 artikkelia tai vähemmän ja lisää niitä, kun saat asiakkailtasi lisää pyyntöjä. On myös tärkeää miettiä jakelua, ja Live chat on täydellinen työkalu yhdistettäväksi tietopohjaan. Tietopohjatuen tarjoaminen on ilo, olipa kyse sitten agentista tai asiakkaasta.

Miksi tietopohja on tärkeä?

Tietopankkisi ei ole hyödyllinen vain käyttäjille, vaan se on hyödyllinen myös johtajille ja työntekijöille. Hyvin jäsennelty, hyvin kirjoitettu ja täydellisesti suunniteltu asiakastietopankkikeskus auttaa verkkosivustosi kävijöitä tekemään itsepalvelusta entistä helpompaa. Tietopohjaohjelmiston avulla tiimisi voi keskittyä kysymyksiin, joilla on todella merkitystä, sen sijaan että toistaisit samoja vastauksia yhä uudelleen ja uudelleen. Itse asiassa se on kustannustehokas tapa vähentää asiakkaan ja tiimin aikaa ja vaivaa saada vastaus ja siirtyä seuraavaan vaiheeseen. On monia eri syitä, miksi ihmiset pitävät itsepalveluohjekeskuksista: se kerää erilaista sisältöä (videoita, kuvia, tekstejä ...), se edistää itsenäisyyttä ja se toimii 24/7. Jos haluat tehdä asiakaskokemuksestasi erinomaisen, yhdistä tietopankki mihin tahansa viestintäkanavaan, jotta voit parantaa ensimmäistä vastausaikaa ja ansaita arvokkaita minuutteja asiakkaan pyyntöjä käsitellessäsi.